Kuinka tarkistaa huonekalutoimittaja ennen ensimmäistä EU:n tukkumyyntitilaustasi

Tarkistamme huonekalutoimittajan seitsemän tarkistusta ennen ensimmäinen ostotilaus: ALV ja yrityksen identiteetti, tehtaan osoite, todistukset, ostajan referenssittai tuotantostandardinäyte, toimitustiedotja maksuehdotKoko prosessi kestää 10 - 15 työpäivää ja kustannukset yksi maksettu näyte plus rahti. Me hylkää toimittaja kun jokin henkilöllisyystarkistus epäonnistuu, emmekä neuvottele hinnasta ennen kuin kaikki seitsemän tarkistusta on tehty.

Toimittajan henkilöllisyyden varmistaminen

Vahvistamme henkilöllisyyden vertaamalla ALV-numero, laillinen nimija rekisteröity osoite kolmesta lähteestä. Ensin syötämme ALV-numeron VIES”Kelvollinen” tulos vahvistaa aktiivisen ALV-rekisteröinnin, mutta Saksa ja Espanja eivät palauta nimeä tai osoitetta, joten pyydämme ALV-todistus myös. Toiseksi otamme otteen kansallinen yritysrekisteri (Handelsregister, KRS, Registro Mercantil tai Registro Imprese) ja vertaa virallista nimeä, osoitetta, johtajatja perustamispäivämääräKolmanneksi vertaamme molempia tuloksia toimittajan nimeen. lainaus ja pankkitiedot.

VIES ei kata EU:n ulkopuolisia toimittajia. Näiltä toimittajilta pyydämme elinkeinolupa, tarkista numero paikallinen rekisterija validoi EORI-numero EU:n EORI-tietokannassa.

Vahvista tehtaan osoite

Vahvistamme tehtaan osoitteen live-video-läpikäynti, ei valokuvien kanssa. Pyydämme toimittajaa näyttämään leikkauslinja, The viimeistelyalue, ja valmiiden tuotteiden varasto, sitten kuvaamaan katukyltti tai portin numero. Vertaamme tätä osoitetta rekisteriotteeseen. kauppayhtiö ja tehdas ovat erillisiä oikeushenkilöitä, joten pyydämme tehtaan omaa elinkeinolupaa, jos tarjouksen tehnyt yritys ei omista laitosta.

Vahvista todistukset myöntävien viranomaisten kanssa

Vahvistamme sertifikaatit tarkistamalla jokaisen niistä sen myöntäneeltä taholta. FSC:, etsimme sertifikaattikoodi FSC:ssä julkinen tietokanta ja tarkista tilanteen, päättymispäivä, tuoteryhmiäja virallinen nimi. Lähetämme sitten sähköpostia sertifiointielimelle vahvistaaksemme, että sertifioinnin piiriin kuuluvat juuri ne tuotteet ja tehdas, josta tilaamme. Emoyhtiön hallussa oleva FSC-sertifikaatti ei kata erillistä tehdasta.

CE-merkintä vaatii erilaisen lähestymistavan. Useimmissa tavallisissa huonekaluissa ei ole CE-merkintää, koska niitä ei kata mikään CE-direktiivi; sen sijaan sovelletaan yleistä tuoteturvallisuusasetusta (EU) 2023/988. CE-merkintä on pakollinen vain huonekaluille, joissa on sähköosia, kuten korkeussäädettäviä työpöytiä tai sisäänrakennettuja LED-valaistuksia, pienjännitedirektiivin ja sähkömagneettista yhteensopivuutta koskevan direktiivin nojalla. Pyydämme vaatimustenmukaisuusvakuutus näille tuotteille. CE-merkintä tavallisessa puisessa tuolissa ilman vaatimustenmukaisuusvakuutusta on varoitusmerkki, ei osoitus laadusta.

Pyydämme myös testiraportit akkreditoidusta laboratoriosta kolmen viimeisen vuoden ajalta tehty todistus asiaankuuluvien standardien mukaisesti: EN 1728 istuinten lujuudelle, EN 1730 pöydille, EN 12520 kotikäyttöön tarkoitetuille istuimille ja EN 14749 säilytysyksiköille. Puutuotteiden osalta pyydämme EUDR:n due diligence -vaatimusten mukaisia ​​puulajia, hakkuumaa ja palstan geolokaatiotietoja.

Soita kolmesta viiteen viimeaikaiselle EU-ostajalle

Soitamme kolmesta viiteen EU-ostajalle, jotka ovat tilanneet viimeisen 12 kuukauden aikana. Kysymme jokaiselta ostajalta tilauksen kokoa, toimitusaikaa, vikaprosenttia, toimittajan reklamaatioiden käsittelyyn käyttämää aikaa ja sitä, onko ostaja tehnyt uuden tilauksen. Hylkäämme toimittajan, joka ei pysty nimeämään kolmea tavoitettavaa ostajaa. Toimittajat valitsevat omat referenssinsä, joten pyydämme myös yhden ostajan lähetysasiakirjoista, joita emme voi esiseuloa.

Testaa tuotantostandardinäyte

Testaamme tuotantolinjalta, emme näyttelytilasta, otetun näytteen, ja maksamme näytteestä. Mittaamme jokaisen mitan spesifikaatioarkkia vasten ±2 mm:n toleranssilla. Tarkistamme puun kosteuspitoisuuden neulamittarilla ja hyväksymme 8–12 %:n kosteuspitoisuuden. Testaamme viimeistelyn tarttuvuuden, metalliosien kiristysmomentin ja pakkauksen pudottamalla laatikon 80 cm:n korkeudelta. Valokuvaamme jokaisen tuloksen ja arkistoimme mittausarkin.

Käsintehty työpajanäyte todistaa käsityötaidon, ei tuotannon yhdenmukaisuutta. Tästä syystä varaamme myös ensimmäiselle tilaukselle AQL-tason II mukaisen lähetystä edeltävän tarkastuksen ja vertaamme tarkastettuja yksiköitä hyväksyttyyn näytteeseen.

Vahvista toimitustiedot ja maksuehdot

Pyydämme rahtikirjat tai CMR-ilmoitukset toimittajan viidestä viimeisestä lähetyksestä ja vertaamme todellisia päivämääriä luvattuihin päivämääriin. Hyväksymme toimittajan, kun vähintään neljä viidestä lähetyksestä saapui seitsemän päivän kuluessa luvatusta päivämäärästä.

Jaamme maksun 30 %:n ennakkomaksuun ja 70 %:n loppusummaan, jotka maksetaan lähetystä edeltävän tarkastuksen läpäisemisen jälkeen tai rahtikirjan kopiota vastaan. Maksamme ainoastaan ​​pankkitilille, joka on varmennetun oikeushenkilön nimissä ja samassa maassa kuin tehdas. Yli 50 000 euron suuruisille ensimmäisille tilauksille käytämme remburssia.

Punaiset liput, jotka lopettavat taustatarkastuksen

Lopetamme tarkistuksen, kun havaitsemme jonkin seuraavista:

• Pankkitilin nimi eroaa rekisteröidystä yrityksen nimestä.
• ALV-numero on virheellinen tai palautettu nimi ei vastaa tarjousta.
• FSC-koodia ei näy tietokannassa.
• Toimittaja kieltäytyy live-videokäynnistä.
• Noteerattu hinta on yli 20 % alle kolmen vastaavan tarjouksen.
• Toimittaja vaatii yli 50 %:n ennakkomaksun.
• Tuotantonäyte eroaa hyväksytystä näytteestä materiaalin, viimeistelyn tai rakenteen osalta.

Tiedostolle asetettavat asiakirjat

Arkistoimme päivätyn VIES-kuvakaappauksen, rekisteriotteen, FSC-tietokannan tulosteen, laboratoriotestiraportit, referenssikäyntien muistiinpanot, näytemittauslomakkeen, tarkastusraportin ja allekirjoitetun ostosopimuksen yhteen kansioon toimittajaa kohden. Säilytämme tätä kansiota vähintään viisi vuotta, mikä on EUDR:n due diligence -tietueiden säilytysaika.

Tarkista EU:n huonekalutoimittajan ALV- ja rekisteröinti

Hankinta varmistaa EU:n huonekalutoimittajan toimivuuden neljässä vaiheessa ennen ensimmäistä tilausta tai ennakkomaksua: kerätään neljä tunnistetta, vahvistetaan ALV-numero VIES-järjestelmässä, vahvistetaan yritys kansallisessa kaupparekisterissä ja toimitetaan todiste. Täysi tarkistus kestää 20–30 minuuttia toimittajaa kohden. Tämä menettely kattaa toimittajat EU:n 27 jäsenvaltiossa ja Pohjois-Irlannissa (etuliite XI). Toimittajat, joilla on Yhdistyneen kuningaskunnan etuliite (GB), eivät ole VIES-järjestelmässä ja tarvitsevat erillisen prosessin.

Hankintayksikkö tarkistaa jokaisen EU:n huonekalutoimittajan neljässä vaiheessa ennen ensimmäistä tilausta tai ennakkomaksua, ja täydellinen tarkastus kestää 20–30 minuuttia.

Kerää toimittajan neljä tunnistetta

Hankinta pyytää toimittajalta kirjallisesti neljä tunnistetta: koko virallinen nimi ja oikeudellinen muoto (GmbH, SARL, Srl, Sp. z oo), rekisteröity osoite, yrityksen rekisterinumero ja ALV-numero. Hankinta vertaa kutakin tunnistetta tarjoukseen, proformalaskuun ja sopimuksen otsikkoon.

ALV-numero alkaa kaksikirjaimisella maatunnuksella, esimerkiksi DE plus 9 numeroa Saksalle, FR plus 2 merkkiä ja 9 numeroa Ranskalle, IT plus 11 numeroa Italialle ja PL plus 10 numeroa Puolalle.

Hankinta hylkää kauppanimen virallisen nimen sijaan, koska rekisterissä ja VIES-järjestelmässä luetellaan vain virallinen nimi.

Vahvista ALV-numero VIES-järjestelmässä

Hankinta syöttää toimittajan ALV-numeron Euroopan komission VIES-järjestelmään ja syöttää oman ALV-numeronsa pyytäjäksi. VIES myöntää sitten konsultaationumeron, joka on todiste tarkastuksesta. VIES palauttaa arvon "valid" tai "invalid" ja useimpien jäsenvaltioiden osalta rekisteröidyn nimen ja osoitteen.

Palautetun nimen ja osoitteen on vastattava toimittajan tarjouksia ja laskuja. Hankinta hyväksyy lyhenne-erot, kuten ”Str.” osoitteen ”Straße” sijaan, ja hylkää kaikki muut yrityksen nimet tai kaupungit.

VIES:llä on kolme rajoitusta:

• Useat jäsenvaltiot, kuten Saksa ja Espanja, palauttavat usein "—" nimen ja osoitteen sijaan. Tässä tapauksessa hankinta pyytää toimittajan ALV-rekisteröintitodistusta ja tarkistaa tiedot rekisteristä.
• Tulos ”virheellinen” tai ”palvelu ei ole käytettävissä” voi johtua jäsenvaltion tietokannan tilapäisestä käyttökatkoksesta. Hankinta yrittää uudelleen 24 tunnin kuluttua ennen numeron käsittelyä virheellisenä.
• ”Kelvollinen” tulos vahvistaa, että numero on aktiivinen. VIES ei vahvista johtajia, yrityksen maksukykyä tai sitä, että puhuttelemamme henkilö työskentelee numeron haltijalle.

Tarkista yritys kansallisesta kaupparekisteristä

Hankintaosasto hakee toimittajan sen maan kansallisesta kaupparekisteristä, jossa se on rekisteröity. Esimerkkejä ovat Handelsregister Saksassa, Infogreffe Ranskassa, Registro Imprese Italiassa, Registro Mercantil Espanjassa ja KvK Alankomaissa.

Muiden maiden osalta hankinnoissa käytetään Euroopan oikeusportaalin ”Etsi yritys” -hakua, joka linkittää kaikkiin kansallisiin rekistereihin.

Hankintayksikkö vahvistaa viisi seikkaa: statuksen on oltava aktiivinen (ei selvitystilassa, maksukyvyttömänä tai poistettu rekisteristä), perustamispäivämäärän, johtajien tai laillisten edustajien nimet, rekisteröidyn osoitteen ja rekisteröintinumeron. Jotkut rekisterit veloittavat pienen maksun virallisesta otteesta, ja hankintayksikkö maksaa tämän maksun.

Viimeisen kuuden kuukauden aikana perustettu yritys, joka pyytää suurta ennakkomaksua, kantaa suuremman riskin, joten hankinta rajoittaa ennakkomaksua tai pyytää pankkitakauksen.

Kohtele epäsuhtaisia ​​​​ja kieltäytymisiä pysäytysmerkkeinä

Hankinta pysäyttää tilauksen, kun jokin näistä ehdoista täyttyy:

• VIES palauttaa kahdesti arvon ”virheellinen” 24 tunnin välein.
• VIES-nimi tai -osoite eroaa laskusta.
• Rekisteri osoittaa selvitystilan, maksukyvyttömyyden tai rekisteristä poistamisen.
• Toimittaja kieltäytyy lähettämästä rekisteröintiotetta tai ALV-todistusta.
• Pankkitili sijaitsee eri maassa kuin rekisteröity toimipaikka, tai tilinomistajan nimi eroaa virallisesta nimestä.

Toimittajan johtajan on selitettävä jokainen ristiriita kirjallisesti, ja hankintayksikkö toistaa VIES-tarkastukset ja rekisteröi tarkastukset korjatuilla asiakirjoilla. Hankintayksikkö ei tee tilausta eikä maksa ennakkomaksua, ennen kuin ristiriita on ratkaistu kirjallisesti.

Tallenna VIES-konsultaatiotiedot

Hankinta tallentaa VIES-tuloksen PDF-tiedostona, joka näyttää konsultaationumeron, päivämäärän ja kellonajan. Hankinta tallentaa myös rekisteriotteen hakupäivämäärineen. Molemmat tiedostot siirtyvät toimittajan tiedostoon linkitettynä ostotilausnumeroon.

Tilintarkastajat pyytävät todisteita siitä, että toimittajan ALV-numero oli voimassa laskun päivämääränä, ja konsultaationumero tarjoaa tästä todisteen. Hankintaosasto säilyttää tiedostoja maassamme lakisääteisen laskujen säilytysajan, joka vaihtelee kuudesta kymmeneen vuoteen. Hankintaosasto toistaa VIES-tarkistuksen ennen jokaista talletusta ja vähintään kerran 12 kuukaudessa aktiivisten toimittajien osalta.

Kun toimittaja läpäisee nämä tarkastukset, hankintayksikkö vahvistaa myös, että tarjotut sohvan ja pöydän mitat vastaavat ilmoitettuja mittoja. toimitusmitat kohteen ovien ja käytävien väleihin asennusongelmien välttämiseksi.

Tarkista huonekalutoimittajan CE- ja FSC-sertifikaatit

Tarkistamme kaksi sertifikaattia jokaiselta huonekalutoimittajalta: CE-dokumentaatio ja FSC sertifikaattiCE-merkityt kannet tuoteturvallisuusFSC-kannet puunhankintaJokainen tarkistus kestää noin 30 minuuttia toimittajaa kohden, ja toistamme molemmat ennen jokainen uusintatilausToimittaja, joka kumpikaan tarkistus ei onnistu ei saa ostotilaus.

Tarkista CE-dokumentaatio

Tarkistamme CE-dokumentaation varmistamalla ensin, että EU-direktiivi tai -asetus koskee tuotetta. A massiivipuusta valmistettu tuoli sillä ei ole CE-vaatimusta, joten CE-merkintä saa meidät kysymään toimittajalta, mihin direktiiviin toimittaja vetoaa. Sähköiset seisomapöydät ja sähkökäyttöiset lepotuolit kuulua alle Pienjännitedirektiivi ja EMC-direktiivin, joten näiden tuotteiden on oltava CE-dokumentoituja.

Jokaiselle tuotteelle laajuuspyydämme kolmea asiakirjaa:

• VaatimustenmukaisuusvakuutusVakuutuksessa nimetään direktiivi, luetellaan sovelletut standardit, yksilöidään tuote mallinumerolla ja siinä on allekirjoitus.
• TestiraportitRaportit tulevat ISO/IEC 17025 -akkreditoidusta laboratoriosta, ja kunkin raportin mallinumero vastaa tilaamaamme tuotetta.
• Valmistajan tiedotValmistajan nimi ja osoite näkyvät vakuutuksessa. Jos valmistaja on EU:n ulkopuolella, vakuutuksessa nimetään myös EU:n valtuutettu edustaja tai maahantuoja.

Jos toimittaja ei pysty toimittamaan kaikkia kolmea asiakirjaa viiden arkipäivän kuluessa, me pysäytä tilaus.

Tarkista FSC-sertifikaatit

Tarkistamme FSC-sertifikaatit syöttämällä toimittajan lisenssikoodin kenttään julkinen FSC-tietokanta osoitteessa info.fsc.org. Tarkistamme kolme kenttää:

1. TilaVarmenne näkyy voimassa olevana, sitä ei ole keskeytetty tai irtisanottu.
2. LaajuusTuoteryhmään kuuluvat puiset huonekalut tai ostamamme tietty komponentti.
3. NimiVarmenteen haltija vastaa sopimuksessamme mainittua oikeushenkilöä.

Sitten vertaamme toimittajan laskussa olevaa väittämää sertifikaattiin. Laskussa on oltava toimittajan sertifikaattikoodi ja sertifikaatin kattama FSC 100 %-, FSC Mix- tai FSC Recycled -väittämä.

Voimassa oleva todistus ei vahvista lähetystämme, jos laskussa ei ole vaatimuksia. Kauppiaan todistus ei myöskään kata alihankkijatehdasta, ellei kyseistä tehdasta mainita todistuksessa.

Sertifioidun puutavaran rakenteen on oltava vakaa, joten etsimme myös umpipuiset huonekalut rakennettu ilman lastulevyä, vaneria tai puukomposiittia.

Vahvista aitous Myöntävän elimen kanssa

Vahvistamme aitouden ottamalla yhteyttä kunkin asiakirjan myöntäneeseen tahoon, koska PDF-tiedoston tai logon voi kopioida minuuteissa. Emme hyväksy kumpaakaan todisteeksi.

• FSC:Lähetämme sähköpostia tietokannassa nimetylle sertifiointielimelle, kuten SGS:lle tai Bureau Veritakselle, mainitsemme lisenssikoodin ja pyydämme kirjallisen vahvistuksen tilasta ja laajuudesta.
• CEKeskitettyä CE-tietokantaa ei ole, joten otamme yhteyttä testauslaboratorioon, ilmoitamme raportin numeron ja pyydämme laboratoriota vahvistamaan, että laboratorio on myöntänyt raportin kyseiselle mallille.

Seuraa vanhenemispäiviä

Seuraamme viimeiset voimassaolopäivät kirjaamalla jokainen päivämäärä toimittajan tiedostoon ja asettamalla muistutuksen 60 päivää ennen kutakin päivämäärää.

FSC-sertifikaatit ovat voimassa viisi vuotta ja ne auditoidaan vuosittain, joten toimittajan tila voi muuttua ennen painettua voimassaolopäivää. Tästä syystä tarkistamme FSC-tietokannan uudelleen ennen jokaista uusintatilausta.

A Vaatimustenmukaisuusvakuutus sillä ei ole viimeistä käyttöpäivää, joten pyydämme uutta aina, kun toimittaja muuttaa suunnittelua, komponenttia tai sovellettua standardia.

Soita aiemmille asiakkaille ennen tilaamista

Me kutsumme kolmesta viiteen EU:n ostajaa joka tilasi toimittajalta kyseisenä ajankohtana viimeiset kaksitoista kuukautta ennen kuin teemme tilauksen. Jokaisella puhelulla tarkistetaan, mitä sertifikaatit eivät voi: täsmäsivätkö tavarat hyväksytty näyte, täyttikö toimitus sovittu päivämääräja sisältyikö lähetykseen täydelliset CE-asiakirjat ja FSC-tavaran alkuperäketju Jokainen puhelu kestää noin 15 minuuttia.

Emme tee tilausta ennen kuin toimittaja ratkaisee kaikki valitukset viivästyksistä tai puuttuvista asiakirjoista.

Miksi Sertifikaatit eivät korvaa Viitepuhelut

Todistukset vahvistavat, että toimittajan paperityöt oli voimassa tarkastuspäivänä. Sertifikaateissa ei kirjata toimittajan suoritusta ennakkomaksun maksamisen jälkeen.

Aiemmat asiakkaat voivat ilmoittaa toimitus, tuotteen laatuja asiakirjojen käsittelyä maksun jälkeen, joten kutsumme niitä.

Pyydä referenssejä Toimittajalta

Pyydämme toimittajalta 3–5 EU-ostajaa, jotka ovat tilanneet viimeisen kahdentoista kuukauden aikana. Yli kaksitoista kuukautta vanhoja tilauksia ei lasketa mukaan, koska toimittajan henkilöstö, alihankkijat ja materiaalilähteet ovat saattaneet muuttua sen jälkeen.

Jos toimittaja tarjoaa vain käsinpoimitut piilolinssit tai epäröi nimetä ostajia, käsittelemme vastauksen varoituksena ja pyydämme lisäsuosituksia.

Tarkista verkkosivuston suosittelut

Yhdistämme jokaisen toimittajan verkkosivustolla olevan suosituksen rekisteröityyn yritykseen ja otamme sitten suoraan yhteyttä kyseiseen yritykseen.

Suosittelua, jota emme pysty jäljittämään oikeaan yritykseen, ei lasketa suositukseksi.

Kysy erityisiä kysymyksiä

Kysymme jokaiselta ostajalta samat neljä kysymystä:

1. Vastasivatko tavarat hyväksyttyä näytettä?
2. Tuliko toimitus sovittuun päivämäärään mennessä?
3. Olivatko CE-asiakirjat ja FSC:n alkuperäketjun tiedot täydelliset lähetyksen yhteydessä?
4. Miten toimittaja käsitteli vaurioituneita tai vaatimustenvastaisia ​​tuotteita?

Yleiset kysymykset, kuten ”Oletko tyytyväinen toimittajaan?”, tuottavat yleisiä vastauksia, joten emme käytä niitä.

Perinteisten kappaleiden ostajat voivat myös kertoa, onko lohenpyrstöliitokset ja käsin veistetyt yksityiskohdat vastasivat hyväksyttyä näytettä.

Kirjaa vastaukset ja päätä

Kirjaamme jokaisen vastauksen kirjallisesti. Kahden tai useamman ostajan valitukset viivästyksistä tai puuttuvista asiakirjoista lasketaan toistuvaksi tapaukseksi.

Pyydämme toimittajaa selittämään syyn ja näyttämään korjauksen, ja teemme tilauksen vasta, kun toimittaja on ratkaissut ongelman.

Yksittäinen toimittajan korjaama ja dokumentoima valitus ei estä tilausta.

Tilaa näytteitä huonekalutoimittajan laadun testaamiseksi

Tilaa yksi tuotantostandardinäyte jokaiselta toimittajalta, joka läpäisee viitepuhelutja testaa kestävyys, vaatimustenmukaisuusasiakirjatja materiaalin johdonmukaisuus vastaan kirjallinen erittelylomake ennen kuin asetat irtotavarana. Budjetti 10–25 päivää varten näytetuotanto ja odottaa maksa 1–3 kertaa yksikköhinta plus rahtikulut.

Tilaa yksi tuotantostandardinäyte jokaiselta toimittajalta, joka läpäisee referenssipyynnöt, ja testaa sitten kestävyys, vaatimustenmukaisuusasiakirjat ja materiaalin yhdenmukaisuus ennen irtotilauksen tekemistä.

Tilaa a toinen näyte mistä eri tuotantoerä, koska kahden otoksen välinen ero ennustaa vaihtelu täydessä 40 jalan kontissa.

Pyydä tuotantostandardinäytettä

Pyydä toimittajaa rakentamaan näyte Tuotantolinja, Jossa samat materiaalit, laitteisto ja viimeistely, jota irtotilauksessa käytetään. näyttelytilakappale todistaa, että tehdas pystyy valmistamaan yhden erinomaisen yksikön käsin. Tuotantostandardinäyte todistaa, mitä linja tarjoaa tavallisena päivänä.

Lähetä toimittajalle allekirjoitettu erittelylomake mitat, kartonkilaatu, vaahdon tiheys, kankaan paino, rautamerkki ja viimeistelytyyppi ja kysy kirjallinen vahvistus että näyte vastaa jokaista riviä. Jos toimittaja kieltäytyy rakentamasta linjalta, tai yli 4 viikon tarjouksia, pidä sitä varoituksena irtotavaratoimitusajasta.

Testinäytteen kestävyys

Testaa kestävyys lastaus, pyöräily ja tarkastus näyte omassa työpajassasi tai varastossasi ennen kuin maksat laboratoriosta.

Kuormita 110 kg:n painolle tarkoitettua tuolia 165 kg:n painolla (1.5-kertainen paino) 10 minuutin ajan ja tarkista sitten jalat, kiskot ja liimaliitokset liikkumisen, halkeamien tai pysyvän kallistuksen varalta. Täytä laatikko 10 kg:n painolla ja avaa ja sulje se 200 kertaa. Tarkista sitten kiskot juuttumisen, etuosan löystymisen ja laatikon liitosten rakojen varalta. Käännä jokaista saranaovea 200 kertaa äläkä kiristä ruuveja testin aikana.

Hiero pintaa isopropyylialkoholiin kastetulla liinalla ja raaputa sitten näkymätöntä reunaa kolikolla tarkistaaksesi pinnoitteen tarttuvuuden.

Nämä sisäiset tarkastukset seulovat pois heikot näytteet, mutta ne eivät korvaa akkreditoitu laboratoriotestiLähetä läpäissyt näyte laboratorioon tutkittavaksi. EN 12520 (kotitalouksien istuimet), EN 16139 (muiden kuin kotitalouksien istuimet) tai EN 14749 (varastokalusteet) ennen kuin sitoudut suureen tilaukseen.

Vahvista vaatimustenmukaisuusasiakirjat

Vertaa jokaista sertifikaattia ja etikettiä fyysiseen näytteeseen ja hylkää kaikki asiakirjat, joissa ei ole samaa tuotetta, materiaalia ja tehdasta.

Tarkista, että palonestoaineella varustettu etiketti vastaa kohdemarkkinoitasi, kuten Yhdistyneen kuningaskunnan huonekalu- ja kalustetarvemääräyksiä vuodelta 1988 tai Kalifornian TB 117-2013. Tarkista, että formaldehydiraportissa ilmoitetaan näytteessäsi olevan levyn luokka (E1 enintään 0.124 mg/m³ standardin EN 717-1 tai CARB Phase 2 mukaisesti).

Tarkista, että jokaisessa EN-testiraportissa on mainittu mallinumero, testauspäivämäärä viimeisen 24 kuukauden ajalta ja akkreditoidun laboratorion nimi. Eri mallin raportti ei kata sinun näytettäsi, vaikka toimittaja kutsuisi malleja "samaksi sarjaksi".

Mittaa materiaalin yhdenmukaisuus

Mitata levyn paksuus, kankaan paino ja puun kosteuspitoisuus näytteestä ja vertaa kutakin tulosta spesifikaatiolomakkeeseen.

• Levyn paksuusMittaa jokainen paneeli viidestä kohdasta työntömitalla. Merkitse kaikki paneelit, jotka poikkeavat ilmoitetusta paksuudesta yli 0.5 mm, esimerkiksi 18 mm:n MDF-levy, jonka paksuus on 17.4 mm.
• Kankaan painoLeikkaa 10 cm × 10 cm kokoinen pala, punnitse se grammoina ja kerro sadalla saadaksesi grammoja neliömetriä kohden. Merkitse kaikki tulokset, jotka ovat yli 5 % ilmoitetun painon alapuolella.
• Puun kosteuspitoisuusPaina neulamittarilla vähintään viiteen lautaan. Uunikuivan huonekalupuun tulisi näyttää 8–12 %. Merkitse kaikki yli 12 %:n lukemat tai yli 2 prosenttiyksikön ero lautojen välillä.

Tilaa sitten toinen näyte erästä, joka on tuotettu vähintään kaksi viikkoa ensimmäisen jälkeen, ja toista jokainen mittaus. Erittelylomakkeen toleranssia suurempi ero tarkoittaa, että toimittajan saapuvan materiaalin hallinta on heikkoa.

Jos toimittaja ei pysty erottelemaan eriä, voit testata vain yhden erän ja sinun tulee suunnitella irtotilauksen tarkastus ennen lähetystä.

Dokumentoi jokainen tulos

Kirjaa jokainen mittaus, testi ja vika omaan laskentataulukkoon toimittajaa kohden, jotta voit vertailla toimittajia samoilla kriteereillä.

Ilmoita testin nimi, menetelmä, määritetty arvo, mitattu arvo sekä hyväksymis- tai hylkäyskriteerit. Valokuvaa jokainen vika viivaimella tai mittakynällä ja merkitse jokainen valokuva näytenumerolla ja päivämäärällä.

Lähetä raportti toimittajalle ja vaadi kirjallinen korjaava toimenpide jokaiselle vialliselle tuotteelle ennen ostotilauksen hyväksymistä.

Varmista, että huonekalutoimittajasi pystyy toimittamaan ajoissa

Huonekalutoimittaja toimittaa ajallaan, kun lähetystiedot osoita, että vähintään 9 viimeisimmästä 10 tilauksesta lähti satamasta 3 päivän kuluessa luvatusta päivämäärästä. Vahvista tämä viisi dokumenttia, kaksi ristiintarkistustaja 10–14 päivän puskurivaraus jokaiselle tilaukselle.

Toimitustiedot todistavat luotettavuuden. Myyntilupaukset eivät.

Pyydä viisi asiakirjaa ennen ostotilauksen tekemistä

Pyydä toimittajalta nämä viisi asiakirjaa ennen kuin allekirjoitat ostotilauksen:

• AsiakasviitteetHanki kolme referenssiä viimeisen 12 kuukauden ajalta, mieluiten EU-maahantuojilta. Soita jokaiselle referenssille ja vertaa luvattua toimituspäivämäärää todelliseen toimituspäivämäärään. Toimittajat valitsevat omat referenssinsä, joten pyydä myös yksi referenssi toimittajan vientitiedoista, jota toimittaja ei ole valinnut etukäteen.
• TuotantokapasiteettiHanki kuukausittainen tuotanto yksiköissä tai 40 jalan konteissa tuotantolinjaa kohden sekä nykyinen tilauskanta. Jos tilauskanta täyttää yli 85 % kapasiteetista, pyydä toimittajalta tarkistettua toimituspäivämäärää.
• Vaiheen läpimenoajat: Hanki erilliset ajat tuotannolle, laaduntarkastukselle ja rahdin varaamiselle. Tyypillinen 45 päivän tilauksen jako on 32 päivää tuotantoa, 3 päivää tarkastusta ja 7 päivää rahdin varaamista. Toimittaja, joka tarjoaa vain yhden kokonaistoimitusajan, ei voi osoittaa, missä viivästyksiä esiintyy.
• ValmiussuunnitelmaHanki kirjallinen suunnitelma materiaalipulan, satamaviivästysten ja tullipidätysten varalta. Suunnitelmassa on mainittava vaihtoehtoiset lähteet materiaaleille, jotka useimmin pysäyttävät tuotannon, kuten vaahtomuoville, vanerille ja rautakaupalle.
• SopimusehdotPyydä myöhästymismaksu ja Incoterm-lauseke kirjallisena. Yleinen maksu on 0.5 % tilauksen arvosta päivässä viiden päivän lisäajan jälkeen, enintään 5 %. Incoterm (FOB, CIF tai DDP) määrittää, kumpi osapuoli kantaa kustannukset ja riskin viivästyksen ilmetessä.

Tarkista aiemmat toimitukset luvattuja päivämääriä vasten

Vertaa toimittajan aiemmat rahtikirjat ja pakkausluettelot toimittajan näissä tilauksissa lupaamien päivämäärien kanssa.

Pyydä tiedot vähintään viidestä tilauksesta.

Yhdistä jokaisen rahtikirjan lähetyspäivämäärä luvattuun lähetyspäivämäärään. Merkitse kaikki tilaukset, jotka ovat yli viisi päivää myöhässä.

Tarkista jokaisen pakkauslistan ostotilausmäärä ja laske osatoimitus toimitukseksi. myöhästynyt lähetys.

Toimittaja, joka kieltäytyy jakamasta muokattuja tietoja, on antanut sinulle vastauksen.

Testi Toimittajien reagointikyky Ennen kuin tilaat

Lähetä toimittajalle kolme teknisiä kysymyksiä, kuten kankaan tekniset tiedot, laatikon mitat ja tarkastusaikataulu, ja kirjaa kunkin vasteaika.

Odota täydellistä vastausta 24 arkipäivän kuluessa.

Toimittaja, joka vastaa hitaasti kilpaillessaan tilauksestasi, vastaa vielä hitaammin, kun toimittajalla on talletus talletuksessasi.

Ota huomioon aikavyöhykeerot ennen kuin arvioit viivästyksen.

Puskurin rakentamisaika Jokaiseen tilaukseen

Lisää jokaisen tilauksen toimitusaikatauluun 10–14 päivää puskuria.

Pidennä puskuria 3–4 viikkoon, kun tuotanto tai toimitus osuu päällekkäin toimittajan kansallisten juhlapäivien, kuten kiinalaisen uudenvuoden tai elokuusta lokakuuhun kestävän huipputoimituskauden, kanssa.

EU:n tulli lisää 3–7 päivää, kun virkailijat valitsevat kontin fyysistä tarkastusta varten, joten pienestä tuotantoviiveestä tulee toimitusajan ylittäminen.

Puskuriaika ei korjaa toimittajan ongelmia, joilla on kroonisia viivästyksiä.

Korvaa toimittaja, jonka tilaukset lähetetään kahdesti peräkkäin yli 7 päivää myöhässä.

Neuvottele maksuehdoista, jotka suojaavat käteistäsi

Neuvottele maksuehdoista ennen sopimuksen allekirjoittamista ostotilausja jaa maksu kolmeen vaiheeseen: a 30% talletus, 40 % tuotantotarkastuksen jälkeenja 30 % toimituksesta vastaan rahtikirjaTämä järjestelmä pitää 70 % tilauksen arvosta pankkitililläsi, kunnes toimittaja on saanut tavarat valmiiksi ja läpäissyt niiden tarkastuksen.

Kun ostotilaus on allekirjoitettu, toimittaja hallitsee aikatauluajoten sovimme maksuehdot ensin.

Jaa maksu kolmeen etappiin

Sido jokainen maksu johonkin todennettavissa oleva toimittajan virstanpylväs30 %:n ennakkomaksu kattaa toimittajan raaka-aineet. Vapautamme 40 %:n maksun, kun tarkastajamme on allekirjoittanut sopimuksen. tarkastusraportti tuotannon valmistuttua. Vapautamme loput 30 %, kun toimittaja esittää rahtikirjan.

We hylkää 100 % ennakkomaksu koska täysin maksaneella toimittajalla ei ole taloudellista syytä korjata myöhästyneitä tai viallisia tavaroita, ja menetät mahdollisuuden pidättää varoja.

Vaiheittaisilla maksuilla on rajoituksensa. Mukautetut työkalut tai kalliit raaka-aineet pakottavat joskus yli 30 %:n ennakkomaksun. Käytä tällöin escrow-tiliä sen sijaan, että sopisit maksusuunnitelmasta. suurempi suora maksu.

Käytä escrow-tiliä, kun toimittaja vaatii suurempaa talletusta

Ehdota Escrow-tili kun toimittaja pyytää yli 30 %:n ennakkomaksua. Escrow-agentti säilyttää varojasi ja vapauttaa ne vasta sen jälkeen, kun olet vahvistanut jokaisen sovitun etappimaksun. Escrow veloittaa maksunjoten mainitse sopimuksessa, kumpi osapuoli sen maksaa.

Jotkut toimittajat kieltäytyvät escrow-tililtä. Jos toimittaja kieltäytyy ja vaatii silti suuren ennakkomaksun, pienennä tilausmäärää rajoittaaksesi altistumistasi.

Kirjoita maksuehdot Sopimukseen

Kirjoita sopimukseen neljä maksuehtoa ennen tuotannon aloittamista:

• MaksuvaluuttaNimeä yksi valuutta, jotta valuuttakurssin muutos ei muuta velkasi määrää.
• pankkitiedot: ilmoita toimittajan tilinumero ja pankin nimi.
• Myöhästymissakot: aseta kiinteä korko, esimerkiksi 0.5 % tilauksen arvosta viivästysviikkoa kohden, enintään 5 %.
• Palautusoikeus viallisten tavaroiden osalta: ilmoita hyvityksen määrä ja toimittajan maksun määräaika.

Vahvista pankkitilit ja laskut

Tarkista pankkitili ja lasku ennen jokaista maksua. Maksa ainoastaan ​​toimittajan rekisteröidyssä yrityksen nimessä olevalle pankkitilille.

Kun toimittaja lähettää uudet pankkitiedot, soita allekirjoitetussa sopimuksessa olevaan puhelinnumeroon, älä sähköpostissa olevaan numeroon. Tämä puhelu estää laskupetokset, koska toimittajan sähköpostiosoitetta väärentänyt huijari ei voi vastata kyseiseen numeroon.

Pyydä a ALV-velvollinen lasku jokaisesta maksusta, jotta kirjanpitosi läpäisee tarkastuksen.

Paikanna huonekalujen toimittajan varoitusmerkit ennen allekirjoittamista

Viisi varoitusmerkkiä osoittavat, että huonekalutoimittaja ei välttämättä toimita: vääriä arvosteluja, epäjohdonmukainen hinnoittelu, puuttuvat vaatimustenmukaisuusasiakirjat, vahvistamaton henkilöllisyysja maksupaineMaksuehdot suojaavat ostajaa vain, jos toimittaja on olemassa ja pystyy toimittamaan tilauksen. Tarkistamme jokaisen vaatimuksen erikseen ennen kuin suosittelemme allekirjoitusta, ja pyydämme ostajia suorittamaan samat tarkastukset. Yksi epäonnistunut tarkistus keskeyttää kaupan, kunnes toimittaja toimittaa todisteet.

Tarkista arvostelut väärennettyjä kuvioita varten

Väärennetyt arvostelut näkyvät kaavoina arvostelijoiden profiileissa ja julkaisupäivissä. Etsi identtinen sanamuoto erillisissä arvosteluissa, 10 tai enemmän arvosteluja lähetetty 48 tunnin sisälläja arvostelijat, jotka eivät ole julkaisseet mitään muuta. Aitoja arvostelujoukkoja ovat mm. ainakin joitakin valituksia toimitusajasta, viimeistelystä tai pakkauksesta.

Lajittele arvostelut uusimman ja alhaisimman arvosanan mukaan, koska toimittajat harvoin siistivät näitä näkymiä.

Vertaa tarjouksia hinnoittelun epäjohdonmukaisuuksien havaitsemiseksi

Epäjohdonmukainen hinnoittelu ilmenee, kun toimittaja muuttaa tarjousta sähköpostien välillä tai antaa tarjouksia, jotka ovat huomattavasti markkinahintaa alhaisemmat. Lähetä sama erittely (levyn paksuus, vaahtomuovin tiheys, viimeistely, pakkaus) kolmelle toimittajalle ja vertaile rivikohtia. Tarjous 30 % tai enemmän alle kahden muun mediaani tarkoittaa yleensä, että toimittaja aikoo korvaavat materiaalit, kuten MDF-levyä vanerille, tai aikoo korottaa hintaa käsirahan jälkeen.

Pelkkä alhainen hinta ei todista petosta, koska toimittaja, jolla on maksetut työkalut, voi perustellusti tarjota 10–15 % halvemmalla.

Pyydä vaatimustenmukaisuusasiakirjoja Ennen tilaamista

Puuttuvat vaatimustenmukaisuusasiakirjat tarkoittavat, että toimittaja ei voi todistaa, että huonekalujen myynti EU:ssa on laillista. Pyydä näitä asiakirjoja:

• CE-merkintäKoskee vain EU-direktiivien mukaisia ​​tuotekategorioita, kuten korkeussäädettävien työpöytien tai valaistuksen sähköosia. Yksinkertaiselle puiselle tuolille ei tarvita CE-merkintää, joten pyydä vaatimustenmukaisuusvakuutusta vain, jos kategoria sitä edellyttää.
• REACH-ilmoituksetPeitä pinnoitteet, liimat ja vaahtomuovit. Pyydä viimeisen 12 kuukauden ajalta päivättyjä laboratoriotestiraportteja.
• EU:n puutavara-asetuksen due diligence -asiakirjatKunkin puukomponentin osalta on nimettävä puulaji ja korjuumaa.

Tarkista jokainen todistusnumero myöntävän tahon julkisesta tietokannasta. PDF-tiedosto, jossa ei ole todennettavissa olevaa numeroa, lasketaan puuttuvaksi asiakirjaksi.

Toimittajan henkilöllisyyden varmistaminen Virallisia rekistereitä vastaan

Henkilöllisyyden varmentaminen tarkoittaa toimittajan yritysrekisterin, ALV-numeron ja tehtaan osoitteen vertaamista virallisiin tietoihin. Vedä rekisteriote itse, äläkä luota toimittajan lähettämään PDF-tiedostoon. Validate EU ALV-numerot VIES-tietokannassa. Varmista, että laillinen nimi on sama tarjouksessa, laskussa ja pankkitilillä.

Pyydä sitten live-video-läpikäynti tehtaan lattiasta, mukaan lukien tuotteesi tuotannossa. A kolmannen osapuolen tarkastaja maksaa tyypillisesti 250–400 dollaria päivässä ja selventää kaikki tehtaan osoitteeseen liittyvät epäselvyydet.

Maksun hylkäämispaine

Maksupaine tarkoittaa, että toimittaja vaatii täyttä ennakkomaksua tai pyytää sinua siirtämään rahaa kolmannen osapuolen tilille. Suosittelemme 30% talletus ja 70 % loppusummasta maksetaan kopiota vastaan rahtikirja tai läpäissyt lähetystä edeltävän tarkastuksen. Maksa ainoastaan ​​toimittajan sopimusnimellä olevalle tilille.

Pienet mittatilaustyöpajat pyytävät joskus 50 % ennakkomaksua materiaalien ostamisesta, ja se on hyväksyttävää, jos rekisteriote ja tilin nimi vastaavat toisiaan.

Tauko ja todisteiden pyytäminen

Kun varoitusmerkki ilmestyy, keskeytämme kaupan ja pyydämme todisteita. Pyydämme toimittajalta rekisteriotteita, viimeaikaisia ​​tietoja tarkastusraportit (kuten BSCI tai SMETA) ja asiakasreferenssit voimme ottaa yhteyttä puhelimitse. Asetamme määräajan 5 arkipäivää.

Toimittaja, joka kieltäytyy, viivyttää tai lähettää muokattuja asiakirjoja, poistetaan harkinnasta. Perumme sopimuksen ennen kuin vaarannamme asiakkaan käsirahan.